Segretaria virtuale AI: ogni chiamata e ogni messaggio hanno una risposta
Segretaria virtuale e centralino AI
Gaia risponde al telefono e in chat quando tu sei occupato, in riunione o in cantiere. Raccoglie la richiesta e, se la persona è interessata, la porta all'appuntamento.
Che cos'è una segretaria virtuale AI
- Una segretaria virtuale è un sistema che svolge il lavoro di prima accoglienza: risponde al telefono o alle chat, capisce cosa vuole chi scrive, dà le informazioni di base e smista la richiesta. A differenza del vecchio risponditore con i tasti da premere, la segretaria AI conversa: capisce la domanda detta a voce e risponde in modo naturale.
- In Element questo ruolo lo ha Gaia, l'agente per assistenza e centralino. Lavora in chat sul tuo sito e al telefono, anche fuori dagli orari di apertura.
Cosa fa Gaia
Risponde
Accoglie chi telefona o scrive, con le informazioni che le hai dato su servizi, orari e modalità.
Raccoglie
Prende nome, recapito e motivo della richiesta, e li registra in modo ordinato.
Smista
Passa le richieste che richiedono una persona a chi di competenza, con il riassunto della conversazione.
Prenota
Se è collegata alla tua agenda, propone e registra gli appuntamenti negli spazi liberi.
Passa a Ermes
Se la persona è un cliente interessato, la affida a Ermes per qualificarla e fissare l'incontro.
Perché a una PMI serve
- Ogni chiamata senza risposta è un possibile cliente che si rivolge al concorrente. Nei momenti in cui la segreteria è occupata, si lavora o si è fuori orario, il telefono suona a vuoto. Assumere una persona per coprire tutte le ore non è sempre sostenibile.
- Gaia non si ammala, non va in ferie e risponde con lo stesso tono la sera e il lunedì mattina. Per un approfondimento sul funzionamento tecnico, leggi la guida al centralino AI e le caratteristiche di una segretaria virtuale AI.
Segretaria in carne e ossa, risponditore o segretaria AI?
- Orari
- Quelli di lavoro
- Sempre
- Sempre
- Conversazione
- Naturale
- A tasti o messaggio registrato
- Naturale, a voce o in chat
- Compiti complessi
- Sì
- No
- Dà informazioni, raccoglie dati e prenota; i casi delicati passano a una persona
- Rapporto con il cliente
- Personale
- Impersonale
- Cordiale; se serve, passa a una persona
Non è una questione di sostituire: ogni soluzione ha il suo posto. Gaia è pensata per coprire ciò che oggi resta scoperto.
- Segretaria umana
- Risponditore automatico classico
- Segretaria virtuale AI (Gaia)
Cosa può fare e cosa no
- Gaia è brava nelle richieste ripetitive: orari, informazioni sui servizi, prenotazioni, raccolta di recapiti. Non prende decisioni commerciali, non tratta il prezzo e non risponde a questioni che non le hai indicato: in questi casi lo dice e passa la richiesta a una persona. Le informazioni su cui risponde sono quelle che le fornisci tu e che puoi aggiornare.
Domande frequenti
Cos'è una segretaria virtuale?
Un servizio che svolge il lavoro di prima accoglienza di una segreteria: risponde alle chiamate e ai messaggi, dà le informazioni di base, prende gli appuntamenti e smista le richieste. La versione AI conversa in modo naturale.
Quanto costa una segretaria virtuale AI?
Dipende da quanti contatti gestisce e da quali funzioni attivi. Lo definiamo dopo la diagnosi gratuita.
Funziona al telefono e in chat?
Sì, Gaia lavora sul telefono e nella chat del sito.
Che differenza c'è con un centralino virtuale?
Un centralino virtuale instrada le chiamate; una segretaria virtuale AI, oltre a instradarle, risponde, capisce la richiesta e la registra.
E se la richiesta è complicata?
Gaia passa la conversazione a una persona con un riassunto di quanto emerso, così il cliente non deve ripetere tutto.
Posso decidere cosa dice?
Sì. Le informazioni e il tono li imposti con noi, e puoi aggiornarli quando cambia qualcosa.
Per approfondire
Nessuna chiamata persa
Dicci quante richieste ti restano senza risposta: ti mostriamo come le copriresti.